Minder vergeten afspraken
Verminder vergeten afspraken zonder iedere klant na te bellen
Een gemiste afspraak kost niet alleen de behandeltijd. De plek staat stil, en de omzet die er had kunnen staan komt niet terug. Met een duidelijke bevestiging, een tijdige herinnering en een heldere annuleertermijn verklein je de kans dat het misgaat.
Waar het misgaat
Waarom no-shows ontstaan
Bijna nooit uit onwil. Meestal is er ergens in de keten iets blijven hangen dat makkelijk had kunnen worden vastgelegd.
Alleen mondeling afgesproken
Er is niets waar de klant het later kan nalezen. Wat hij onthoudt, is wat er gebeurt.
Het verkeerde uur genoteerd
Half tien of tien uur, dinsdag of donderdag. Zonder bevestiging op papier is het gokken.
Lang tussen boeking en afspraak
Wie drie weken vooruit boekt, is het over twee weken vergeten.
Afzeggen is te veel moeite
Als je moet bellen tijdens kantooruren, komt het er niet van — en dan hoor je niets.
Geen enkele drempel
Wat niets kost en niets vraagt, is makkelijk te laten lopen.
Onduidelijk wat er gebeurt
Twijfel over de duur, de prijs of wat er precies gedaan wordt, leidt tot uitstel.
Wat je ertegen doet
Maak de afspraak duidelijk vanaf het eerste moment
- Een bevestiging per mail. Datum, tijd, welke behandelingen, de duur en het bedrag. Met jouw naam als afzender en jouw adres als antwoordadres.
- Een link om te annuleren. Die staat in dezelfde mail. Kan hij niet komen, dan zegt hij zelf af — en het uur komt onmiddellijk weer vrij te staan.
- Een herinnering in de ochtend. Automatisch, voor iedereen die die dag een afspraak heeft. Aan of uit te zetten in je instellingen.
- Vooraf afrekenen. Wie al betaald heeft, komt. Het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening.
Zelf afzeggen
Een vrijgekomen uur is beter dan een leeg uur
Stel in tot hoeveel uur van tevoren een klant zelf mag annuleren. Doet hij dat, dan komt het slot direct weer beschikbaar voor iemand anders — ook 's avonds, ook in het weekend.
Jij bepaalt de termijnEerlijk gezegd
Geen garantie, wel een professioneler proces
Geen enkel systeem voorkomt iedere no-show. Wie zijn afspraak vergeet omdat er thuis iets tussenkomt, vergeet hem ook met een herinnering. Wat een duidelijke bevestiging, een tijdige herinnering en een makkelijke annuleerknop wél doen, is de kans op misverstanden verkleinen — en dat is het grootste deel.
Zonder loze beloftesVeelgestelde vragen
Over bevestigingen en herinneringen
Wanneer krijgt de klant zijn herinnering?
In de ochtend van de dag van de afspraak. Je kunt de herinnering per omgeving aan- of uitzetten in je instellingen.
Gaan die berichten per sms of WhatsApp?
Nee, per e-mail. Bevestiging, herinnering en annuleringsbevestiging gaan allemaal per mail, met jouw bedrijfsnaam als afzender.
Kan ik zelf bepalen tot wanneer iemand mag annuleren?
Ja. Je stelt in hoeveel uur vooraf een klant zelf mag afzeggen via de link in zijn mail. Daarna kan het alleen nog via jou, zodat je niet op het laatste moment met een gat blijft zitten waar je niets meer mee kunt.
Helpt vooruitbetalen echt?
Een betaalde afspraak wordt aantoonbaar minder vaak vergeten dan een onbetaalde — dat is de reden dat vooruitbetalen erin zit. Een percentage noemen we niet: we hebben geen cijfers uit onze eigen praktijk waar we ons op kunnen beroepen, en een getal verzinnen zou hier precies de verkeerde belofte zijn.
Krijg ik bericht als iemand annuleert?
Ja. Je krijgt een melding bij een nieuwe boeking en bij een annulering, en je kunt daarnaast elke ochtend een mail met het dagoverzicht ontvangen. Welke van die berichten je wilt, bepaal je zelf.
Aan de slag
Bekijk hoe bevestigingen en herinneringen werken
Dertig dagen proberen, zonder betaalgegevens. Je ziet meteen wat je klant ontvangt, want de eerste proefboeking maak je zelf.
30 dagen gratis proberenOok interessant: online betalen en de prijzen en online reserveren.
